mardi 12 mai 2015

SAM: 100 jours pour réussir le lancement

En mission SAM chez un client, ce dernier m'a demandé comment je comptais aborder la mission qu'il m'avait confiée.

Ma réponse a été fort simple à savoir que je n'avais rien inventé, mais qu'allais bâtir mon plan d'activité en basant sur les bonnes pratiques préconisées par le Gartner.

En voici la trame à adapter bien entendu en fonction de la mission et du contexte client.

SAM, 100 jours pour réussir ou rater son implémentation.



Avant de commencer:

  • Etablir clairement les objectifs attendus.

Semaine 1 à trois: Définir et communiquer sur la mission.

Objectifs
  • Définir clairement et simplement ce qu'est la Gestion des Actifs Logiciels et un SAM Manager.
  • Définir et rédiger une stratégie de Gestion des Actifs Logiciels.
  • Identifier les secteurs sur lesquels vont se porter les efforts dans les 12 mois à venir ainsi que les gains générés.
  • Identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés:
    • Décideurs
    • Intervenants
    • Sources information.
  • Prendre contact avec eux et présenter la mission:
    • Ses objectifs (gains pour l'entreprise et gains pour chacun des intervenants).
    • Besoins pour réussir la mission.
Jalons
  • Définition Gestion des Actifs Logiciels et SAM Manager.
  • Fourniture proposition de stratégie de Gestion des Actifs Logiciels.
  • Identification des ressources nécessaires.
  • Présentation de la mission à toutes les personnes concernées.
Livrables.
  • Document de définition de la Gestion des Actifs Logiciels et de la fonction de SAM Manager.
  • Stratégie de Gestion des Actifs Logiciels.
  • Compte Rendu de réunions de présentation mission.

Communiquer régulièrement avec les décideurs pour informer de l'état d'avancement.

Semaine Quatre à douze: Faire le point sur l'existant.

Objectif:
  • Faire le point sur l'existant
    • Contrats de licences.
    • Licences consommées.
  • Identifier les opportunités de gains rapides (priorité à la gestion des risques ou priorité à la gestion des coûts ?)

Semaine Quatre à six: Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d'achat de licences.

Objectif:
  • Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d'achat de licences.
Jalon:
  • Livrable.
Livrable:
  • Tableau de Synthèse des licences achetées.

Semaine Sept: Faire le point sur la consommation.

Objectif
  • Identifier et recenser toutes les licences utilisées sur:
    • Serveurs.
    • Stations de travail
    • Périphériques mobiles
    • Eléments actifs
Jalon:
  • Livrable.
Livrable:
  • Tableau de consommation de licences.

Semaines Huit à neuf: identification des processus internes de gestion des licences.

Objectif:
  • Processus écrits.
  • Processus non écrits.
  • Ecarts par rapport aux bonnes pratiques.
  • Proposition de nouveaux processus en interaction avec:
    • Gestion des Services si elle existe au sein du SIHM.
    • Gestion de projets:
    • Service Achats
    • Gestion du changement:
    • Services commerciaux. (pour les licences d'accès client des adhérents).
Jalon:
  • Livrable.
Livrable:
  • Rapport de synthèse avec préconisation des processus à mettre en place par axe de priorité.

Semaines Dix et onze: Etablissement d'un plan progrès rapides:

Objectif:
  • Dégager des actions ciblées sur un ou plusieurs éditeurs ayant pour finalité de:
    • Réaliser des économies.
    • Réduire les risques de non-conformité en cas d'audit de licences par un éditeur en anticipant.
Actions:
  • Lister les dix éditeurs les plus présents au sein du SIHM en terme de:
    • Volumétrie de licences.
    • Coût financier.
  • Sur chacun des éditeurs identifier:
    • Les logiciels qui ne sont plus utilisés.
    • Les logiciels déployés en plusieurs versions.
  • Verrouiller le processus d'achat et de déploiement pour toute nouvelle demande.
  • Etablir un macro-planning de mise en conformité pour chacun des dix éditeurs en fonction de leur importance avec les actions suivantes:
    • Consolidation des licences acquises.
    • Consolidation des licences consommées.
    • Réconciliation entre l'acquis et le consommé.
  • Production d'un document de synthèse par éditeur sous la forme d'un tableau.
Jalon:
  • Livrable.
Livrable:
  • Plan de Progrès Rapides (QuickWin)

Semaine douze: production et présentation du rapport de synthèse.

Objectifs:
Convaincre toutes les parties prenantes du SIHM de l'importance de la mise en place d'une démarche SAM en présentant:
  • Constat:
    • Licences:
      • Acquis.
      • Consommé.
      • Ecart.
    • Processus:
      • Existant.
      • Recommandations.
      • Ecart.
  • Degré de maturité SAM du SIHM.
  • Axes d'amélioration avec retour sur investissement (ROI):
    • A six mois.
    • A douze mois.
    • A dix-huit mois.
Jalon:
  • Réunion de présentation.
Livrables:
  • PPT de présentation.
  • Document Word final.

Voilà c'est tout simple il suffit tout simplement de bien structurer, de bien communiquer et surtout, surtout, surtout:
  • De ne froisser personne,
  • De penser en matière de gains pour l'entreprise cliente,
  • De trouver et de s'appuyer sur les bons sponsors.
  • De garder à l'esprit que ce n'est que du bon sens et de l'organisation.
Source:
Gartner, ToolKitfor the first 100 days as a software Asset Manager: 

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